Privacy – informativa estesa

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INFORMAZIONI SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
(art. 13 Dlgs 196/03 e artt. 13-14 Reg. UE 679/16 “GDPR”)

La Takemusu Aikido Association Italy ASD (di seguito anche “TAAI ASD” o “Associazione”) si impegna costantemente ad adottare soluzioni tecniche ed organizzative volte a garantire elevati standard di liceità, sicurezza e protezione nel trattamento dei Dati personali. A tal fine vengono implementati i requisiti del Regolamento UE 2016/679 (“GDPR”) e di altre disposizioni di legge, comprese, in particolare, quelle del Codice in materia di protezione dei dati personali (di seguito “Codice della privacy“).

Questa informativa descrive in che misura, quando, perché e come raccogliamo e utilizziamo le Tue informazioni personali, come le proteggiamo e come puoi esercitare i Tuoi diritti in relazione a esse.

INDICE:

  1. CHI È IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO
  2. CHI SONO I RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO
  3. QUALI DATI TRATTIAMO
  4. SU CHE BASI TRATTIAMO I TUOI DATI
  5. PERCHÉ TRATTIAMO I TUOI DATI
  6. A CHI POTREMO COMUNICARE I TUOI DATI
  7. PER QUANTO TEMPO TRATTEREMO I TUOI DATI
  8. COME PROTEGGIAMO I TUOI DATI
  9. DOVE RACCOGLIAMO I DATI
  10. COME TRATTIAMO I DATI
  11. TRASFERIMENTO DI DATI ALL’ESTERO
  12. TRATTAMENTI AUTOMATIZZATI E PROFILAZIONE
  13. PRIVACY DEI MINORI
  14. QUALI SONO I TUOI DIRITTI
  15. COME CONTATTARCI

 

1. CHI È IL TITOLARE DEL TRATTAMENTO

La TAAI ASD è il Titolare del Trattamento dei dati.

La Takemusu Aikido Association Italy a.s.d. è un’associazione sportiva dilettantistica senza personalità giuridica di diritto italiano, con sede a Osimo (AN) in Via Lionetta 33, CF: 93038730425, iscritta presso il Registro Nazionale delle Società Sportive del CONI al n. 304362. 

2. CHI SONO I RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO

Il Responsabile interno del trattamento dei dati dei è il Segretario dell’Associazione.
Il Titolare ha altresì designato dei Responsabili esterni, autorizzandoli al trat-tamento dei dati, ciascuno nei limiti delle proprie competenze. La lista è disponi-bile presso la sede dell’Associazione.
I Responsabili da noi nominati sono soggetti che forniscono servizi strumentali allo svolgimento della nostra attività e che appartengono alle seguenti categorie: enti di promozione sportiva (es. ENDAS), il Comitato Olimpico Nazionale Italiano (CONI), fornitori di servizi informatici, fornitori di servizi gestionali, fornitori di servizi amministrativi, professionisti esterni e consulenti, soggetti terzi che ci forni-scono servizi pubblicitari e di marketing, incaricati dell’invio di documentazione e/o materiale informativo e/o pubblicitario.

3. QUALI DATI TRATTIAMO

È dato personale qualsiasi informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile (di seguito “Dati”).
La TAAI ASD tratterà i Tuoi dati nei limiti di quanto consentito dalla legge, tenendo conto soprattutto del principio della minimizzazione dei dati.
Tratteremo i Tuoi dati identificativi, i dati relativi al Tuo percorso tecnico sportivo nell’Aikido e in arti affini, nonché alcuni dati inerenti il Tuo stato di salute e dati bancari.
Con il Tuo consenso, potremmo trattare alcuni Tuoi dati (il Tuo nome e cognome, la tua immagine, i Tuoi risultati sportivi) per promuovere in senso lato all’esterno le attività e i successi dell’associazione e dei suoi membri.

4. SU CHE BASI TRATTIAMO I TUOI DATI

Tratteremo i Tuoi dati esclusivamente se consentito dalle disposizioni di legge applicabili e su una base giuridica lecita e prevista dal GDPR.
Nello specifico, tratteremo i Tuoi Dati, alternativamente, sulla base del Tuo consenso, di un contratto tra noi in essere, di un obbligo di legge o per la salvaguardia di un nostro interesse legittimo

5. PERCHÉ TRATTIAMO I TUOI DATI

Tratteremo i Tuoi Dati esclusivamente per le finalità consentite dal GDPR.

Per Tua informazione, il GDPR fa riferimento alle seguenti finalità: i) finalità da Te preventivamente approvate; ii) trattamento di dati al fine di dare esecuzione al nostro Contratto (es. nei rapporti con fornitori); iii) esecuzione di misure precontrattuali; iv) adempimento degli obblighi legali a cui siamo soggetti (ivi compresi obblighi e disposizioni di legge stabiliti dalle autorità competenti); v) salvaguardia dei nostri interessi legittimi o degli interessi legittimi di terze parti, fatto salvo il caso in cui i Tuoi interessi prevalgano sugli stessi; vi) esercizio dei nostri diritti e adempimento dei nostri obblighi nell’ambito delle leggi sulla sicurezza sociale e sulla protezione sociale; vii) accertamento, esercizio ovvero difesa di un diritto o pretesa legale; viii) per ragioni di interesse pubblico rilevante; ix) marketing e pubblicità, in particolare attività di marketing diretto.

Tratteremo i Tuoi dati per le finalità specifiche di seguito riportate, salva la possibile estensione a finalità a queste affini, nei limiti concessi dalla legge:

5.1. Trattamenti basati sul consenso

Per questi trattamenti, avrai sempre la facoltà di revocare il consenso prestato con effetto per il futuro, ferma restando la validità del trattamento effettuato fino alla revoca.

Consideriamo trattamenti basati sul consenso i seguenti:

  1. Gestione del rapporto associativo e dell’attività istituzionale e statutaria
    Relativamente a questo trattamento, devi sapere che senza il Tuo consenso almeno a trattare alcuni dati (nome, cognome, codice fiscale, luogo e data di nascita, indirizzo e/o email), la TAAI ASD non potrà regolarmente gestire il rapporto associativo: di conseguenza, Le sarà impossibile, ad esempio, valutare una domanda di ammissione a socio e procedere all’instaurazione di un rapporto associativo con Te. 
  2. Verifica dell’idoneità fisica del socio praticante all’attività mediante richiesta di adeguata certificazione medica
    Potremo chiederTi idonea certificazione medica attestante l’idoneità alla pratica dell’Aikido contenenti il Tuo stato di salute generale come attestato dal Tuo medico. Tale consenso è necessario per noi per garantire lo svolgimento delle attività sportive in seno all’associazione nella Tua massima sicurezza e in regola con la normativa vigente. Di conseguenza, il mancato Tuo consenso a rendere disponibile documentazione medica attestante la Tua idoneità alla pratica sportiva ci precluderebbe la possibilità di valutare correttamente la Tua domanda di ammissione a socio o di tesseramento.
  3. Gestione pratiche di infortunio a fini assicurativi
    Con questo consenso ci permetti di trattare per Tuo conto o semplicemente avviare la Tua eventuale pratica di sinistro a fini assicurativi in caso di sinistri occorsi durante lo svolgimento dell’attività.
    Questo consenso non è necessario ai fini del rapporto associativo, ma esso ci permette di assisterTi meglio nella gestione di un servizio a Tua esclusiva tutela.
  4. Finalità divulgative/promozionali in senso lato (diffusione)
    Questo consenso non è necessario ai fini dell’instaurazione del rapporto associativo, che rimane possibile anche in sua assenza.
    Esso ci permette di pubblicare, nei nostri canali istituzionali  anche online, alcune notizie relative alle nostre iniziative (es. foto di gruppo di eventi).
  5. Marketing
    Neanche questo consenso è necessario ai fini del rapporto associativo ma semplicemente eventuale e aggiuntivo: esso ci permette di inviarTi, ove presenti, offerte e iniziative che non siano strettamente connesse alla gestione del rapporto associativo e delle attività istituzionali, rientranti al punto 5.1. lett. a).
5.2. Trattamenti basati su contratto
  1. Gestione dei rapporti con enti, fornitori, collaboratori
5.3. Trattamenti basati su obblighi di legge
  1. Gestione degli adempimenti civili e fiscali
    Ci riferiamo, ad esempio, alla conservazione e gestione libri sociali, della documentazione contabile e fiscale, degli adempimenti dichiarativi fiscali.
  2. Gestione degli obblighi nei confronti del Comitato Olimpico Nazionale Italiano e della giustizia sportiva
    Con ciò intendiamo anche l’eventuale comunicazione al CONI, ove richiesto, dei Tuoi dati (prevalentemente identificativi).
5.4. Trattamenti basati sul interesse legittimo
  1. Difesa in giudizio di un diritto dell’associazione o di uno dei suoi organi
  2. Sicurezza del sito web
  3. Mantenimento e miglioramento delle funzionalità del sito web
    Per tale finalità ci avvaliamo di un plugin di WordPress ci permette di visualizzare, in forma aggregata e anonima, statistiche sull’utilizzo e le visite del nostro sito web.
6. A CHI POTREMO COMUNICARE I DATI

Sulle basi esposte al punto 5, la TAAI ASD potrà trasmettere, in tutto o in parte, i Tuoi dati ai Suoi Organi Sociali, ai Tecnici dell’Associazione, ai Soci, agli Enti Sportivi di riferimento come gli E.P.S. e al Comitato Olimpico Nazionale Italiano (CONI), alle Autorità Pubbliche ove richiesto o prescritto dalla legge nonché ai fornitori esterni di servizi di assicurazione, consulenza legale, fiscale o informatica, seguendo in ogni caso il principio di necessità e di minimizzazione. 

La TAAI potrebbe inoltre, con un Tuo consenso specifico, libero e separato da altri eventuali consensi da Te prestati, diffondere alcuni Tuoi dati a terzi (nome, cognome, risultati sportivi conseguiti, immagine foto/video, indirizzo email, numero di telefono) qualora intendesse pubblicare resoconti di iniziative ed attività svolte, foto di gruppo di eventi, filmati tecnici nel proprio sito istituzionale o nelle proprie pagine istituzionali presenti nei social network.

7. PER QUANTO TEMPO TRATTEREMO I TUOI DATI

In conformità all’art. 5, co. 1, lett. e) del GDPR, tratteremo i Tuoi dati solo per il tempo necessario all’espletamento delle finalità per le quali sono trattati.
Dopo tale termine, i dati saranno cancellati in maniera sicura o salvati in un formato che non consenta di pervenire ad alcuna conclusione diretta in relazione alla Tua identità, non appena l’ultima finalità specifica sarà stata adempiuta.
In conclusione, a seconda dei casi, la TAAI ASD tratterà i Tuoi dati finché Tu lo permetterai (nei casi di trattamento basato su consenso), per il tempo necessario all’esecuzione del contratto tra Te e la TAAI ASD (in caso di contratto) o, al più, finché sarà tenuta a farlo per obblighi di legge o per tutelare un suo legittimo interesse. 

8. COME PROTEGGIAMO I TUOI DATI 

Tratteremo i Tuoi Dati personali sulla base degli obblighi di sicurezza relativi al trattamento dei dati ai sensi dell’art. 32 GDPR.
Al fine di garantire un adeguato livello di protezione dei Dati finalizzato ad arginare il rischio di utilizzo degli stessi in modo improprio od illecito, sono state implementate misure tecniche ed organizzative che rispettano gli standard riconosciuti a livello internazionale, tali misure sono costantemente sottoposte a verifica.

9. DOVE RACCOGLIAMO I DATI

Di norma, sarai Tu, di volta in volta, a fornirci liberamente i Tuoi dati.
La raccolta dei dati può avvenire dunque a mezzo email da Te inviata agli indirizzi email con dominio @taai.it o a eventuali responsabili del trattamento da noi indicati e espressamente incaricati e istruiti con contratto scritto, nonché mediante la compilazione della modulistica disponibile nel sito www.taai.it nella sezione “Modulistica”, la quale andrà sottoscritta dall’interessato e inviata alla segreteria a mezzo scansione pdf o in cartaceo.
Nel caso in cui Tu abbia prestato il consenso alla diffusione della Tua immagine per le finalità divulgative sopra esposte, potremo  essere noi stessi a effettuare riprese foto e video o Tu a consegnarci il materiale direttamente.
Relativamente al nostro sito web www.taai.it, durante la navigazione degli Utenti potrà essere raccolto il relativo indirizzo IP solo nella misura in cui è strettamente necessario alla navigazione del sito (cookie tecnici). Per tale finalità non è richiesto il consenso. Per maggiori informazioni sui cookies Ti invitiamo a leggere la nostra Cookie policy presente nel sito web www.taai.it.

10. COME TRATTIAMO I DATI

La TAAI ASD tratterà i Tuoi dati sia in modalità cartacea che informatica.

11. TRASFERIMENTO DI DATI ALL’ESTERO

Previo Tuo consenso, la TAAI ASD potrebbe trasferire alcuni Tuoi dati (nome, cognome, risultati sportivi, immagine audio/video, dati di contatto) all’estero mediante utilizzo dei principali social network e piattaforme online (ci riferiamo specificamente a Google, Facebook, Whatsapp, Twitter, Linkedin, Instagram, Youtube). 

A tal fine, ogni volta che i dati personali vengono trasferiti al di fuori dello Spazio Economico Europeo, ci assicureremo che ciò avvenga in conformità al GDPR e al Codice Privacy.

Con particolare riferimento alla possibile diffusione di alcuni Tuoi dati (nome, cognome, risultati sportivi, immagine, dati di contatto) tramite social network, Ti informiamo che in ogni caso la TAAI ASD avrà cura di utilizzare soltanto le pagine ufficiali dell’associazione presenti nei social network stessi e che gli stessi (Google, Facebook, Twitter, Youtube) hanno comunque sede in un Paese (gli Stati Uniti) già sottoposto a una decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea e che essi aderiscono a detta decisione (cd. “Privacy Shield”) che puoi consultare ai seguenti link:

12. TRATTAMENTI AUTOMATIZZATI E PROFILAZIONE

Non effettuiamo trattamenti sulla base di processi decisionali automatizzati senza intervento umano né alcun tipo di profilazione.

13. PRIVACY DEI MINORI

Sono minori tutte le persone con meno di 18 anni di età.
La TAAI ASD non richiede o raccoglie intenzionalmente dati personali da o relativi a minori senza il consenso di un genitore o di chi ne fa le veci.
Qualora TAAI ASD dovesse apprendere che le sono stati inviati dati personali relativi a un minore senza il consenso di un genitore o di chi ne fa le veci, essa compirà ogni ragionevole sforzo per:

  • cancellare, il prima possibile, tali dati personali dai suoi file;
  • assicurare che questi dati personali non siano ulteriormente usati per qualsiasi finalità, né siano ulteriormente divulgati a terze parti.

Per eventuali domande in merito al trattamento dei dati personali dei loro figli, i genitori o chi ne fa le veci possono contattarci nei modi descritti in questa informativa.

14. QUALI SONO I TUOI DIRITTI

Come interessato, hai i seguenti diritti:

  1. Diritto di accesso
    Potrai richiedere in qualsiasi momento che Ti siano fornite informazioni sui Tuoi Dati da noi conservati.
    Tali informazioni si riferiscono, fra le altre cose, alle categorie di dati da noi trattati, le finalità del trattamento, la provenienza dei Dati nel caso in cui non li avessimo ottenuti direttamente da Te, nonché i destinatari a cui potremmo aver trasferito i Tuoi Dati, ove applicabile. Potrai ricevere una copia gratuita dei Tuoi Dati. Se desideri ottenere ulteriori copie, ci riserviamo il diritto di richiedere un corrispettivo.
  2. Diritto di rettifica
    Potrai richiedere una rettifica dei Tuoi Dati.
    Adotteremo misure adeguate a far sì che i Tuoi Dati da noi conservati e trattati in modo continuativo siano mantenuti corretti, completi, aggiornati e pertinenti, sulla base delle informazioni più recenti forniteci.
  3. Diritto di cancellazione/oblio
    Potrai richiedere la cancellazione dei Tuoi Dati, purché sussistano le relative condizioni previste dalla legge.
  4. Diritto di limitazione di trattamento
    Potrai ottenere una limitazione del trattamento dei Tuoi Dati.
  5. Diritto alla portabilità dei dati
    Hai diritto a ricevere una copia dei Dati da Te precedentemente forniti direttamente a TAAI ASD. 
  6. Diritto di opposizione
    Potrai opporti in qualsiasi momento, per motivi connessi alla Tua situazione particolare, al trattamento dei Tuoi Dati, ai sensi dell’art. 6, paragrafo 1, lettere e) o f) del GDPR, oppure qualora i dati personali siano trattati per finalità di marketing diretto.
  7. Diritto di richiedere una copia delle misure di protezione
    Ci riferiamo in particolare alle misure predisposte per quanto riguarda il trasferimento dei dati verso paesi terzi, se applicabile.
  8. Diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento
    Qualora il trattamento sia basato sul consenso.
  9. Diritto di proporre reclamo presso l’Autorità di controllo
    Qualora tu non ritenga esaustivo il riscontro fornito da TAAI ASD ad eventuali Tue richieste e/o segnalazioni, hai comunque diritto a presentare un reclamo presso un’Autorità competente in materia di protezione dei dati, ai sensi dell’art. 77 del GDPR. Normalmente gestiremo le tue richieste entro un periodo di 30 giorni.
    Tuttavia, tale periodo potrà essere prorogato per motivi relativi al diritto specifico dell’interessato o alla complessità della Tua richiesta.
    In certe situazioni, potremmo per obblighi di legge, non essere in grado di fornirTi le informazioni su tutti i Tuoi Dati.
15. COME CONTATTARCI

Per qualsiasi richiesta o informazione relativa al trattamento dei Tuoi dati personali, puoi contattarci:

  • a mezzo email all’indirizzo: privacy@taai.it o segreteria@taai.it
  • tramite posta cartacea a: Takemusu Aikido Association Italy ASD,
    Via Lionetta 33, 60027 – Osimo (AN)
    o telefonicamente o via fax al numero 0712415178.

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